6 programů, které používám k práci na volné noze
V tomto článku se rozepíšu o službách a programech, které používám při každodenní práci na volné noze. Jak už možná víte, jsem programátor freelancer a pracuji nezávisle na místě. Jsem ale závislý na několika programech a webových službách, které mi pomáhají v kvalitním výkonu mé práce a v samotném on-line podnikání.
#1 Gmail - emailový klient
Dalo by se říct, že emailový klient je pro mne naprostý základ celého podnikání na volné noze. S drtivou většinou klientů komunikuji výhradně přes email. Měl jsem samozřejmě snahy přejít na nějaký sofistikovaný CMS systém, ale nakonec jsem od toho vždycky upustil. Důvody byly jasné. Buď se v tom klienti nevyznali, nechtěli to používat, nebo nakonec kombinovali vše dohromady. Něco mi psali na email, něco mi psali do CMS systému a něco na Facebook Messenger. Byl v tom totální chaos. Nakonec jsem to vzdal a navádím klienty, aby mi naprosto všechny požadavky psali na email. Jak ale postupuji při práci s Gmailem, abych se z toho množství emailů nezbláznil a aby mi žádný email neunikl?
- Nejprve si nastavím v sekci Nastavení / Filtry pro každého klienta automatický štítek. Když mi přijde email od daného klienta, Gmail automatický označí email daným barevným štítkem.
- Příchozí email s úkolem, který musím vyřešit si vždy označím hvězdičkou.
- Když mám časové okno pro daného klienta, jeho úkoly si jednoduše vyfiltruji v hledání přes následující formát: “label:nazevstitku is:starred”, popřípadě se lze vyhnout štítkům úplně a hledat zahvězdičkované emaily následovně: “klient@seznam.cz is:starred”
- Jakmile daný úkol vyřeším, hvězdičku odstraním.
Jednou za čas samozřejmě projdu všechny zahvězdičkované emaily, abych náhodou na něco nezapomněl. Riziko, že zapomenu na nějaké zahvězdičkované emaily se totiž zvyšuje u klientů, kteří napíšou jednorázový malý úkol jednou za rok.
#2 Toggl - Měření času při práci
Další nezbytnou webovou službou, na kterou jsem si každodenně zvykl je Toggl. Toggl nabízí jednoduché rozhraní, kde si vytvořím projekty a klienty. Následně, když začnu pracovat na úkolu, program zapnu a tím se začne měřit čas. Toggl má skvělé statistiky, reporty pro klienty a v placené základní verzi mi sám počítá, kolik jsem vydělal za daný čas. Toggl používám teprvé několik let a dlouhá léta jsem čas vůbec neměřil. Mohu ale říct s naprostou jistotou, že od doby co Toggluju, se mi zvedly příjmy.
Není totiž nic horšího, než když pro klienta děláte práci, kterou si nezapíšete, kterou nevyfakturejete a kterou má klient nakonec zadarmo. Program bych doporučil i v případě, že máte zakázky fixně naceněné. Toggle Vám může zpětně pomoci analyzovat, zda jste zakázku nacenili dobře a zda jste na tom nebyli tratní. Existuje i doplněk do prohlížeče, díky kterému mohu odstartovat práci na na daném emailu pouhým stisknutím tlačítka přímo v Gmailu.
#3 iDoklad - Faktury
Někdy před 5 lety jsem si vytvářel vlastní program na faktury sám. Chvíli to fungovalo, ale pak jsem se rozhodl přejít na pohodlnější řešení. Byl to právě iDoklad, který byl dlouhá léta zdarma a nabízel vše, co drobný i větší podnikatel potřebuje. V iDokladu vystavím fakturu do několika minut a mám tam i jednoduché statistiky, exporty dokumentů pro účetní a další funkce. Od doby, kdy se stál iDoklad placeným, jsem se stal k němu daleko kritičtějším. Program má několik nedostatků. Uvítal bych například statistiky podle klientů za určité období a pokročilejší trendové křivky. Taky bych si rád nastavil lepší vzhled emailů, upomínky a měl možnost platby faktury online. Tyto možnosti iDoklad nemá nebo je má až v dražším balíčku, což se mi absolutně nevyplatí.
Další možností jsou samozřejmě i jiné služby jako jsou: mPOHODA, Fakturoid, Fakturaonline a mnohé další. Rozmyslete si dobře, co budete používat, protože se Vám bude, v případě potřeby, jen velmi těžce odcházet a služby Vám to budou pokud možno, co nejvíce znemožňovat.
#4 Dokumenty Google
Dalším nezbytnou službou pro mé on-line podnikání jsou dokumenty od Google. Od doby, co jsem tuto službu objevil, nepoužívám zastaralé placené programy jako je MS Word nebo Excel. Textové dokumenty a tabulky mám v Dokumentech Google vždy k dispozici online, omylem se mi nesmažou a je tam možnost práce ve více lidech. Program v drtivé většině poskytuje vše, co potřebuji. V textových dokumentech často analyzuji zadání od klientů, komentuji je a doptávám se na upřesnění. Klient hned vše vidí, přijde jim na email oznámení a po dořešení mých připomínek postupně dopisujeme zadání. Když nějakou část práce dokončím, označím v zadání sekci zeleně. Postupně tak vidíme, co je a není dokončeno. Opět se dají použít různě CMS systémy pro správu zakázek či projektů, ale tento způsob mi přijde hlavně pro klienty jednodušší a snadnější. Klienti se nechtějí učit složité CMS systémy. Word a Excel zná ze školy skoro každý.
#5 Skype, Google Hangout nebo Facebook Messenger
Pro telefonáty s možností sdílet obrazovku používám Skype. Je to skvělá způsob jak s klientem dořešit určitý problém a ukázat mu vše na obrazovce. Také když jsem v zahraničí a nechci platit vysoké částky za telefon, mohu klientům zavolat přes Skype přímo na jejich mobil. Oni na mobilu vidí mé telefonní číslo a vůbec netuší, že volám z druhé strany světa ze Skypu.
Náhradou za Skype je Google Hangout, který je někdy stabilnější a lepší pro hovory ve více lidech. Ten používám hlavně pro mastermindery.
S Facebook Messengerem bych byl opatrný. Několikrát se mi už vymstilo, že pokud dáte svůj osobní Messenger klientům, budou Vám psát ve dne v noci a komunikace s klientem se promění v jeden velký guláš. Proto postupně tento způsob komunikace s klientem zcela zavrhuji a snažím se vše komunikovat přes email. Messenger se hodí pouze pro upřesňování práce, pro krizové a rychlé zprávy. Rozhodně se nehodí pro zadávání úkolů či hlášení chyb. Navíc na Messengeru mnohdy reaguji méně profesionálně a unáhleně. To ale záleží asi na povaze člověka a na jeho schopnosti rychlé a asertivní reakce.
#6 LastPass - správce hesel
Jelikož používám při své práci stovky přístupů k různým aplikacím a webovým stránkám, je pro mne nemožné si vše pamatovat. Kdysi jsem si hesla ukládal přes prohlížeč. Po krádeži mého notebooku na Bali jsem ale zjistil, že jsem o mnohá hesla přišel. Musel jsem najít jiné řešení a tím se stal skvělý program LastPass, který byl placený, ale nyní je už zdarma. LastPass Vám ukládá hesla do zakryptovaného prostoru a synchronizuje to s vlastním serverem. To mi umožňuje mít hesla jak na počítači, tak na mobilu.
V případě krádeže notebooku tak nebudu mít problém se k heslům dostat přes mobil nebo přes novou instalaci aplikace na novém počítači. LastPass je také možno používat přes doplněk v prohlížeči. To Vám dovolí se přihlašovat k různým stránkám během několika sekund. Nemusíte nic opisovat.
Na závěr článku bych dodal, že k práci samozřejmě používám i další programy, které jsou ale spíše profesně zaměřeny. Patří k nim mimojinné PhpStorm pro programování, FileZilla pro FTP přenosy, Adobe Photoshop pro práci s grafikou, Adobe Lightroom pro práci s fotografiemi, InvisionApp pro práci s návrhy webů, Trello pro řízení některých projektů atd.
Pokud byste měli dotazy, připomínky nebo nějakou Vaši zkušenost, napište mi ji prosím do komentáře dole. Pokud se Vám navíc článek líbil, tak ho prosím sdílejte na svém Facebooku. Tím vším mi pomůžete v motivaci psát další články z mých cest.
Článek byl publikován: 18. 03. 2018
